In 5 Phasen zur richtigen Agentur

Fällt die Entscheidung, eine Agentur für ein Projekt oder längerfristige Zusammenarbeit zu beauftragen, beginnt die Suche nach dem richtigen Agenturpartner.

Wir haben für Sie aus über 50 Gesprächen mit Unternehmen und Agenturen den idealen Auswahlprozess skizziert.  Folgen Sie den Hinweisen in jeder der fünf Phasen und Sie werden die richtige Entscheidung treffen.

Los geht’s:

Phase 1: die Anforderungen

Das Ziel dieser Phase ist ein Anforderungskatalog an den zukünftigen Agenturpartner.

Diese Kernfragen müssen Sie dafür beantworten:

• Folgt mein Projekt der Unternehmensstrategie?
• Welche Agenturkompetenzen sind für das Projekt essentiell?
• Mit welchem Budget rechne ich?
• Wann soll das Projekt starten?

So gehen Sie vor:

Formulieren Sie klar, um was sich Ihr anstehendes Projekt dreht. Was sind die Ziele für Ihr Unternehmen, die anzusprechenden Zielgruppen und die gewünschten Effekte auf die Zielgruppen? Geht es Ihnen um eine mittelfristige Kampagne, ein kurzfristiges Projekt oder langjährige Zusammenarbeit? Out of the box oder klassisch? Binden Sie frühzeitig andere Mitarbeiter aus Ihrer Abteilung oder dem Einkauf ein. Diese helfen, Ihr Anforderungsprofil an einen Agenturpartner zu schärfen. Je früher alle Beteiligten in den Auswahlprozess eingebunden sind, desto sicherer ist, dass zum Schluss alle hinter der gemeinsamen Entscheidung für eine bestimmte Agentur stehen.

Am Ende dieser Phase sollten Sie sagen können:

 „Ich weiß ziemlich genau, wofür ich eine Agentur beauftragen werde.“

Phase 2: die Recherche

Das Ziel dieser Phase ist es, eine Longlist aus 15-20 Agenturen zu erstellen

Diese Kernfragen müssen Sie dafür beantworten:

• Welche Eigenschaften einer Agentur sind mir wichtig?
• Welche Agenturen haben die von mir benötigten Eigenschaften und Kenntnisse?

So gehen Sie vor:

In dieser Phase geht es um das „was“ von Agenturen. Was beherrschen sie, welche Merkmale haben Sie, in welchen Städten haben sie Standorte, wie viele Mitarbeiter beschäftigen sie und so weiter. Fragen Sie sich auch, ob, und wenn ja welche, Vorkenntnisse in Bezug auf Ihre Branche vorhanden sein sollten. Umfangreiche Vorkenntnisse haben geringe Einarbeitungszeit zur Folge. Geringe Vorkenntnisse können den Vorteil haben, dass eine Agentur mit unbedarftem Blick an Problemstellungen herangeht und unkonventionelle Lösungen findet.  Wie Sie die richtigen Agenturen für Ihre Longlist auswählen finden Sie heraus, indem Sie für sich diese 8 Fragen beantworten.

Am Ende dieser Phase sollten Sie sagen können:

 „Ich habe die bestmögliche Auswahl an Agenturen getroffen, die einen Großteil meiner Kriterien erfüllen.“

Phase 3: das Screening

Das Ziel dieser Phase ist es, aus der Longlist eine Shortlist bestehend aus max. 3 Agenturen zu destillieren

Diese Kernfragen müssen Sie dafür beantworten:

• Fallen einige Agenturen aufgrund von Ausschlusskriterien heraus?
• Wo liegen die Schwerpunkte der Agenturen?
• Sind die Agenturen motiviert, neue Kunden zu gewinnen?
• Werde ich ein wichtiger Kunde, wenn ja, aus welchem Grund?
• Wie ist der Charakter der Agenturen, wofür stehen sie?
• Stimmen unsere Unternehmenswerte überein?

So gehen Sie vor:

In dieser Phase geht es um das „wie“ der Agenturen. Wie sind sie, wo liegen ihre Schwerpunkte, hat die Agentur ein echtes Interesse an einem Neukunden wie Ihnen? Dieses Screening sollte umfassender sein und sich mit den Stärken und Schwächen der Agenturen in der Longlist beschäftigen – und darauf hinauslaufen, Ihre Liste stark auszudünnen. In dieser Phase kann bereits der erste persönliche Kontakt erfolgen, per Telefon, Hangout oder Skype, oder auch anonym per Matching.

Am Ende dieser Phase sollten Sie sagen können:

„Mit den verbleibenden Agenturen kann ich mir eine Zusammenarbeit vorstellen.“

Phase 4: der Erstkontakt

Das Ziel dieser Phase ist es, die von Ihnen favorisierten Agenturen für das Projekt zu begeistern und allen Beteiligten die nächsten Schritte und das dazugehörige Timing zu eröffnen

Diese Kernfragen müssen Sie dafür beantworten:

• Welchen ersten Eindruck will ich bei der Agentur hinterlassen?
• Was wird für mich und die Agentur der nächste Schritt sein?

So gehen Sie vor:

Der Zeitpunkt und die Art des Erstkontakts, sprich in welcher Form Sie auf die Agenturen zugehen, sagt bereits einiges über Sie als potentiellen Auftraggeber aus. Greifen Sie direkt zum Hörer, schreiben Sie eine förmliche Mail, laden Sie Ihren Ansprechpartner direkt zum Lunch ein, vereinbaren Sie einen Google Hangout – Sie entscheiden damit nicht nur, welchen Eindruck die Agentur von Ihnen bekommt, sondern geben auch erste Hinweise auf Stil, Charakter und Gepflogenheiten Ihres Unternehmens. Der Erstkontakt ist prägend für die weitere Zusammenarbeit.

Am Ende dieser Phase sollten Sie sagen können:

„Ich habe die Weichen für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen in Frage kommenden Agenturen gelegt.“

Phase 5: die Entscheidung

Das Ziel dieser Phase ist es, sich für einen vertrauenden und vertrauensvollen Agenturpartner zu entscheiden

Diese Kernfragen müssen Sie dafür beantworten:

• Zwischen welcher Agentur une meinem Team gestaltet sich die Zusammenarbeit am besten?
• Stimmen unsere Budgetvorstellungen überein?

So gehen Sie vor:

In dieser Phase geht es um das Verständnis zwischen Ihnen und Ihrem Agenturpartner – sind Sie auf einer Wellenlänge, wird die Zusammenarbeit fruchtbar sein, verfolgen Sie mit dem anstehenden Projekt die gleichen Ziele? Der übliche Weg, diese Fragen zu beantworten, führt über den klassischen Agenturpitch. Kommt es Ihnen aber nicht allein auf die Ideen an, die Agenturen in den Ring werfen, gibt es gute Alternativen zum Pitch. Hinweise, wie sich die künftige Zusammenarbeit mit einer Agentur gestaltet, wie Sie gemeinsam denken und Lösungen finden, liefern Methoden wie eintägige gemeinsame Workshops, mehrtätige Probeprojekte oder ein reines Briefinggespräch. Lesen Sie mehr über gute Zusammenarbeit und wie Sie am besten miteinander starten.

Am Ende dieser Phase sollten Sie sagen können:

„Ich habe die bestmögliche Entscheidung getroffen – das Projekt kann starten!“