4 Tipps für ein erfolgreiches Intranet

Zusammenfassung:

• Strategisch aufgesetzte Intranets können die Geschäftsprozesse entscheidend verbessern
• User-zentrische Ansätze erhöhen Akzeptanz und Nutzung des Systems
• Flexible Strukturen erleichtern das Arbeiten im Intranet für alle Nutzergruppen
• User Experience ist ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Implementierung
• Daten- und Kompetenzsilos einzureißen, erhöht die Effizienz im gesamten Unternehmen

Kompliziert, nutzerunfreundlich, ineffizient – so beschreiben die Nutzer in vielen Unternehmen das firmeneigene Intranet. Die Folge: Die Plattformen werden nicht richtig in den täglichen Arbeitsprozessen eingesetzt und liegen brach. Dabei können gut aufgesetzte Systeme Kommunikations-, Produktions- und Entwicklungsabläufe entscheidend verbessern und Geschäftsprozesse optimieren.

Damit aus dem Intranet ein effizientes, bedarfsgerechtes und zukunftsfähiges Kommunikationstool wird, müssen bestehende Strukturen kontinuierlich überprüft und an technische Entwicklungen sowie an sich ständig verändernde Kommunikationsgewohnheiten der Nutzer angepasst werden. Welche Faktoren Unternehmen dabei besonders berücksichtigen sollten, erklärt Digitalspezialist Sven Korhummel, Geschäftsführer von cyperfection:

Konkrete Bedürfnisse klären

Die beste Basis für jede Kommunikation und ihre Mittel: Zu klären, was sich der Kunde erhofft, was seine Nöte und vor allem seine Wünsche sind. Idealerweise stehen am Beginn der Intranet-Entwicklung Workshops, die definieren, was das neue Netzwerk leisten soll – welche Strategie wird mit dem Kommunikationswerkzeug Intranet künftig konkret verfolgt? Ist das passiert, darf und soll es in weitere Details gehen: Eine Analyse der bestehenden Intranetstruktur, der bisherigen Arbeitsweisen sowie der Bedürfnisse der Mitarbeiter sind dann die nächsten Schritte, um konkrete Anforderungen an das neue oder zu verbessernde System zu definieren. Um diese Insights zu ermitteln, sollten Projektverantwortliche auf Umfragen zurückgreifen, die eine schnelle Auswertung und entsprechende Einblicke ermöglichen. Die Ergebnisse dieser ersten IST-Analyse zeigen oftmals, dass viele Unternehmensintranets ähnliche Schwachstellen aufweisen: Informationen sind nicht aktuell oder sogar redundant und Mitarbeiter finden Inhalte nicht schnell genug. Zudem findet auf der Plattform kein oder kaum Kommunikation zwischen einzelnen Personen oder Abteilungen statt. Dies liegt vor allem an den häufig zu komplexen Intranet-Strukturen, die Nutzer so sehr verunsichern, dass sie frustriert den Einsatz der Systeme meiden oder sie sogar komplett ablehnen. Dann nämlich läuft ein Großteil der Kommunikation über andere Kanäle und es findet keine koordinierte Zusammenarbeit über das Intranet mehr statt. Dies ist das Todesurteil für jedes interne Kommunikationsportal.

Passgenaue Anwendungen entwickeln

In einem Unternehmen hat jede Nutzergruppe spezielle Kommunikations- und Geschäftsanforderungen – vom Projektmanager über den Einkäufer bis hin zum Geschäftsführer. Bei der Implementierung eines Firmen-Intranets müssen daher Faktoren wie Navigation, Design, Archiv sowie Prozesse flexibel gestaltet sein, damit alle Nutzergruppen individuell und bedarfsgerecht berücksichtigt werden. Ziel ist es, jedem Nutzer durch personalisierte Startseiten, Dashboards oder andere digitale Tools die für ihn passenden Informationen und Zugänge zu bieten. So steigert ein Unternehmen die Akzeptanz für ein neues System. Lösungen, die nicht nur am Arbeitsplatz, sondern z.B. per Cloud überall auf der Welt und auf jedem Device erreichbar sind, sind der Königsweg und schlagen mindestens zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie steigern die Produktivität durch erleichterte Arbeitsabläufe und können die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem firmeneigenen System erhöhen.

User Experience priorisieren

Viele Mitarbeiter stehen einem neuen Intranet erst einmal skeptisch gegenüber, denn oftmals sind Einführungen neuer IT-Systeme sowie die damit verbundenen Schulungen und Einarbeitungsprozesse mit erheblichem Zeitaufwand verbunden. Um diese Hürde zu überwinden, sollten Systemarchitekten bereits am Anfang der Konzeptionsphase die Mitarbeiter ins Boot holen. So können deren Wünsche und Gewohnheiten in die neue Architektur sowie in personalisierte User Experiences einfließen. Denn nur mit einer fesselnden visuellen, textlichen und bedarfsorientierten Nutzeransprache wird der Einsatz des Systems zum digitalen Erlebnis – und macht bestenfalls sogar Spaß.

Transparente Interaktion fördern

Für den Erfolg eines Intranet-Projektes ist es unerlässlich, dass alle beteiligten Personen direkt miteinander kommunizieren und Inhalte anderer Abteilungen oder Teams einsehen, einsetzen und bearbeiten können. Dazu bedarf es einer transparenten Interaktionsarchitektur sowie einer offenen Unternehmenskultur. Je weniger Hierarchien und Managementebenen zu überwinden sind, desto besser funktioniert die Kommunikation im Intranet – und im gesamten Unternehmen. Daraus entstehende Synergien inspirieren und motivieren Mitarbeiter, verbessern die Ansprache jedes Einzelnen und steigern so die Employer Loyalty.

Fazit

Grundsätzlich gilt: Eine erfolgreich implementierte Intranet-Plattform unterstützt die Mitarbeiter, fördert den Austausch und wirkt sich positiv auf das Wissens-, Prozess- sowie Kommunikationsmanagement aus. Um dies zu erreichen, sollten Intranet-Verantwortliche die Ausgangsbedingungen genau analysieren, passgenaue Anwendungen für die Nutzer konzipieren, Kommunikationsschranken abbauen und die User Experience stets in den Mittelpunkt stellen. So entsteht ein lebendiges und dynamisches Ökosystem, das die Vertriebs-, Marketing- und Entwicklungsabteilungen vorantreibt und damit auf die Gesamtperformance des Unternehmens einzahlt.

Über den Autor:

Sven Korhummel ist seit 21 Jahren einer der beiden geschäftsführenden Gesellschafter der Digitalagentur cyperfection, die seit Mitte 2017 neben dem Hauptsitz in Ludwigshafen auch mit einem Strategy-Hub in Berlin vertreten ist. Mit seinem über 40-köpfigen Team berät Sven Korhummel Unternehmen wie Auxilion, BASF, FuchsPetrolub, Roche, Merck und Philips in allen Bereichen der digitalen Kommunikationsstrategie und Markeninszenierung.